KVKK Application | Let's Scale Up

Privacy Notice (GDPR) & KVKK Aydınlatma Metni

PART 1 — PRIVACY NOTICE

JCI AVRASYA LET'S SCALE UP ACCELERATION PROGRAM AND EURASIA STARTUP SUMMIT — PRIVACY NOTICE FOR EVENT PARTICIPANTS

JCI Avrasya (Junior Chamber International, Avrasya Chapter) processes your personal data in accordance with Regulation (EU) 2016/679 ("GDPR") and, where applicable, Turkish Law No. 6698 on the Protection of Personal Data ("KVKK"). We take all technical and organizational measures required by law to protect the data we process. Through this Privacy Notice, we want to inform you in detail about how your personal data is processed in connection with the Let's Scale Up Acceleration Program and the Eurasia Startup Summit.

Data Controller: JCI Avrasya (Junior Chamber International, Avrasya Chapter). Contact: presidentavrasya@jciturkiye.org

We process your personal data in line with the principles set out in Article 5 of the GDPR:

Processed lawfully, fairly, and transparently, Accurate and, where necessary, kept up to date, Collected for specified, explicit, and legitimate purposes, Adequate, relevant, and limited to what is necessary, Kept no longer than necessary for the purposes for which it is processed.

1. Personal Data Processed, Purposes, Collection Method, and Legal Bases

When you complete the form submitted by JCI Avrasya in order to participate in the event, and during your participation in the event, we process:

Your name and surname, company information, title/position, e-mail address and phone number, place of residence, company details, information about your venture, other personal data you share directly with us, and any photographs and video recordings captured during the event.

These data are processed for the purposes of: registering you for the event; providing information related to the event; contacting you after the event; evaluating potential collaborations; sharing your contact details with JCI Avrasya's stakeholders to enable potential collaborations and related communication; producing promotional content featuring JCI Avrasya and the event from photographs and video recordings; publishing such content on JCI Avrasya's social media channels; and sending promotional communications about JCI Avrasya.

Legal bases under Article 6 of the GDPR:

Performance of a contract (Art. 6(1)(b)) — where processing is necessary in connection with your participation in the event; Legitimate interests (Art. 6(1)(f)) — for the evaluation of potential collaborations and related communications, provided your fundamental rights and freedoms are not overridden; Consent (Art. 6(1)(a)) — for producing and publishing promotional content (including photographs/videos) on our social media channels, and for sending promotional communications. You may withdraw your consent at any time without affecting the lawfulness of processing carried out before withdrawal.

Data is collected and processed through automated means as part of a data filing system.

2. Transfer of Your Personal Data

Your personal data may be transferred, in accordance with Articles 44–49 of the GDPR where an international transfer is involved, to:

Lawyers, auditors, tax advisors, and other third-party advisors and service providers — to conduct our business processes lawfully and in line with our legitimate interests, and to exercise our legal rights in any potential legal proceedings; Your authorized representatives and agents — to fulfill our legal obligations; Regulatory and supervisory authorities, courts, enforcement offices, and other public institutions authorized to request your data — to fulfill our legal obligations; Our business partners, service providers, and suppliers — to achieve the purposes set out above, to obtain support in carrying out and developing the event and business processes, to perform storage and archiving activities, to ensure infrastructure and technical security, and, where you have given consent, to carry out promotional activities for JCI Avrasya and the event; JCI Avrasya's stakeholders — where you have given consent, to evaluate and establish potential collaborations and to contact you for this purpose.

[Where data is transferred outside the EEA, the transfer is safeguarded by an appropriate mechanism under GDPR — e.g., adequacy decision or Standard Contractual Clauses. Insert the specific mechanism you rely on.]

3. Your Rights

Under the GDPR, you have the right to:

a. Be informed whether your personal data is being processed and request information about such processing;
b. Learn the purpose of processing and whether your data is used in line with that purpose;
c. Know the third parties to whom your data is transferred, domestically or abroad;
d. Request rectification of incomplete or inaccurate data;
e. Request erasure or destruction of your data ("right to be forgotten") under the applicable conditions;
f. Request that rectification and erasure be notified to third parties to whom the data was transferred;
g. Object to processing, including decisions based solely on automated processing that produce adverse effects on you;
h. Request restriction of processing and exercise your right to data portability;
i. Withdraw consent at any time, where processing is based on consent;
j. Lodge a complaint with a supervisory authority [insert the competent supervisory authority].

You may exercise your rights by contacting us at presidentavrasya@jciturkiye.org.

Your request will be handled in accordance with applicable law. To verify that you are the data subject, JCI Avrasya may request certain confirming information, solely to establish your identity and to ensure the results are shared with the correct person.

PART 2 — KVKK AYDINLATMA METNİ

JCI AVRASYA LET'S SCALE UP ACCELERATION PROGRAM AND EURASIA STARTUP SUMMIT — ETKİNLİK KATILIMCILARINA YÖNELİK AYDINLATMA METNİ

JCI Avrasya (JCI Genç Liderler ve Girişimciler Derneği Avrasya Şubesi) olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") ve ilgili mevzuat uyarınca çeşitli kişisel verilerinizi işliyor, aynı zamanda kanunlarda öngörülen teknik ve idari tedbirleri alarak işlemekte olduğumuz verilerinizin korunması için elimizden gelen tüm çabayı gösteriyoruz. İşbu JCI Avrasya Let's Scale Up Acceleration Program ve Eurasia Startup Summit Etkinlik Katılımcılarına Yönelik Aydınlatma Metni ("Aydınlatma Metni") ile birlikte JCI Avrasya'nın etkinlik kapsamında kişisel verilerinizin işlenme süreçleri hakkında sizleri detaylıca bilgilendirmek istiyoruz.

JCI Avrasya, gerekli olan tüm teknik ve idari tedbirleri almak suretiyle kişisel verilerinizi; Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, ülkemizin taraf olduğu uluslararası sözleşmeler ve KVKK başta olmak üzere, kişisel verilerin korunması ile ilgili tüm mevzuatın öngördüğü sınırlar çerçevesinde ve KVKK'nın 4. maddesinde yer alan;

Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma, Doğru ve gerektiğinde güncel olma, Belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme, İşleme amaçlarıyla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma, İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme

ilkelerine uygun olarak işlemektedir.

1. İşlenmekte Olan Kişisel Verileriniz, İşlenme Amaçları, Toplama Yöntemi ve Hukuki Sebepleri

JCI Avrasya olarak, etkinlik öncesinde, etkinliğe katılım amacıyla JCI Avrasya'nın sunmuş olduğu Formu doldurmanız ve etkinliğe katılımınız ile birlikte etkinlik esnasında,

Ad/soyadınız, çalıştığınız şirket bilgisi, unvanınız, e-posta adresiniz ve telefon numaranız, ikamet adresiniz, şirket bilgileriniz, girişiminiz ile ilgili bilgiler ile birlikte doğrudan tarafınızca paylaşılan kişisel verileriniz ve etkinlik esnasında kaydedilen fotoğraf ve video kaydı görüntüleriniz; etkinlik kaydınızın gerçekleştirilebilmesi, etkinlik ile ilgili bilgilendirmelerin yapılabilmesi, sizinle etkinlik sonrasında iletişime geçilebilmesi, olası iş birliklerinin değerlendirilebilmesi, JCI Avrasya paydaşları ile iletişim bilgilerinizin paylaşılarak potansiyel iş birlikleri ve sair sebeplerle iletişime geçilebilmesinin sağlanması, etkinlik esnasında kaydedilen fotoğraf ve video kaydı görüntüleri ile JCI Avrasya'yı ve etkinliği tanıtıcı içeriklerin üretilmesi ve bu içeriklerin JCI Avrasya'ya ait sosyal medya mecralarında yayınlanması, JCI Avrasya'yı tanıtıcı iletilerin gönderilebilmesi

amaçlarıyla ve KVKK'nın 5'inci maddesinde yer alan bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmesi ve temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla JCI Avrasya'nın meşru menfaatleri için kişisel veri işlemesinin zorunlu olması hukuki sebeplerine dayanarak; tanıtım ve sosyal medyada yayınlama süreçlerine ilişkin olarak ise KVKK'nın 5'inci maddesi uyarınca açık rızanıza dayanarak, tamamen otomatik olan ve bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olan yollarla toplayıp bu yollarla işlemekteyiz.

2. Kişisel Verilerinizin Aktarılması

Kişisel verileriniz,

Avukatlar, denetçiler, vergi danışmanları ile danışmanlık ve hizmet aldığımız diğer üçüncü kişilere; iş süreçlerimizi hukuka ve meşru menfaatlerimize uygun olarak yürütebilmemiz, olası bir yargı sürecinde kanuni hakkımızın kullanılması, Tarafınızca yetki verilmiş olan vekil ve temsilcilerinize; hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilebilmesi, Düzenleyici ve denetleyici kurumlar ile mahkeme ve icra müdürlükleri gibi sair resmî kurumlara, kişisel verilerinizi talep etmeye yetkili olan diğer kamu kurum veya kuruluşlarına, hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilebilmesi, İş ortaklarımıza, ifa yardımcılarımıza, tedarikçilerimize; yukarıda yer alan işleme amaçlarının gerçekleştirilebilmesi, etkinlik / iş süreçlerinin yürütülmesinde ve geliştirilmesinde destek alınabilmesi, saklama ve arşivleme faaliyetlerinin yürütülmesi ile altyapı ve teknik güvenliğin sağlanabilmesi, açık rızanız dahilinde JCI Avrasya ve etkinliği tanıtıcı faaliyetlerinin yürütülmesi, JCI Avrasya paydaşları ile açık rızanız dahilinde potansiyel iş birliklerinin değerlendirilebilmesi ve kurulabilmesi amacıyla iletişime geçilebilmesi

amaçlarıyla KVKK'nın 8'inci ve 9'uncu maddeleri uyarınca aktarılabilecektir.

3. Kişisel Verilerinizin Korunmasına Yönelik Haklarınız

Kişisel verilerinizle ilgili olarak;

a. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
b. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
c. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
ç. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
d. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
e. KVKK'nın 7. maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
f. (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
g. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
ğ. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

Belirtilen haklarınız kapsamında taleplerinizi, iadeli taahhütlü mektup aracılığıyla veya şahsen veya noter aracılığıyla yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da daha önce bize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresiniz var ise elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle presidentavrasya@jciturkiye.org adresi aracılığıyla bize ulaşarak iletebilirsiniz.

Başvurunuz KVKK'da öngörülen ilgili hükümler doğrultusunda cevaplandırılacak olup başvuru sahibinin, ilgili kişi olduğunun teyit edilmesi amacıyla JCI Avrasya sizden bazı doğrulayıcı bilgiler talep edebilecektir. Bu bilgiler yalnızca ilgili kişinin kimliğinin tespit edilmesi ve başvuru sonuçlarının doğru kişiyle paylaşılması adına talep edilecektir.